1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

KIKO S.p.A., con sede legale in Bergamo (24122), via Giorgio e Guido Paglia n. 1/D, P.IVA 02817030162, Codice Fiscale 12132110151 (il “Titolare”).

2. RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DATI (DPO)

indirizzo e-mail dpo.kiko@kikocosmetics.com

DATI PERSONALI TRATTATI
Per "Dati" si intendono i tuoi dati (nome e cognome, indirizzo e-mail) forniti nel corso di una richiesta di assistenza o di una richiesta di reclamo. In caso di tuo rifiuto a fornire tali dati, la tua richiesta di assistenza o di reclamo non potrà essere presentata e il Titolare non potrà procedere alla gestione e valutazione della stessa.
Categorie particolari di dati (es. dati relativi alla tua salute) non saranno raccolte né altrimenti trattate dal Titolare. Se fornirai spontaneamente tali dati (es. allegando referti, esami diagnostici o altre informazioni relative alla tua salute), il Titolare ti informa che non tratterà in alcun modo tali dati e, quindi, conseguentemente distruggerà o renderà permanentemente anonimi tali dati.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO	BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO	PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
A) I Dati forniti all’atto di compilazione del modulo di richiesta assistenza o per la presentazione e gestione del reclamo saranno trattati dal Titolare al fine di rispondere alle tue richieste di assistenza e/o di informazioni sui prodotti/servizi del Titolare o ad un tuo reclamo relativo alla qualità di un prodotto, agli effetti indesiderati causati dall’uso di prodotti, ai danni derivanti da un utilizzo improprio dei prodotti da parte del personale dei negozi o da altro (es. ordini online, prezzi applicati).	Adempimento di obblighi contrattuali o misure precontrattuali. Art. 6, par. 1, lettera b) GDPR.	Per tutta la fase di presentazione, gestione, valutazione ed evasione della richiesta di reclamo e fino a 4 anni dalla chiusura del reclamo per i casi “critici”.  I dati relativi alle tue richieste di assistenza e/o di informazioni o ai tuoi reclami relativi a casi non critici saranno conservati per 365 giorni dalla chiusura del reclamo.
Adempiere ad obblighi di natura amministrativo-contabile previsti dalla normativa nazionale applicabile.	Necessità di adempiere un obbligo legale  Art. 6, par. 1, lettera c GDPR.
C) Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria.	Legittimo del Titolare. Art. 6, par. 1, lettera f) GDPR.	Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità̀ delle azioni di impugnazione.
D) Per consentirti la partecipazione ad una survey post assistenza al cliente (customer satisfaction). Tale processo permette al Titolare di raccogliere le valutazioni e i feedback sulla tua esperienza di assistenza.	Legittimo interesse dell’interessato. Art. 6, par. 1, lettera f) GDPR.	I tuoi dati e le informazioni da te inserite nella survey saranno conservati per 365 giorni dalla compilazione della survey. È sempre fatto salvo il tuo diritto di opposizione esercitabile secondo le modalità di esercizio dei tuoi diritti esplicate in calce alla presente informativa. Potrai inoltre opporti al trattamento senza fornire risposta alla survey; in questo caso il link per la compilazione cesserà la sua validità decorsi 15 giorni dall’invio dello stesso. Alcuna richiesta di compilazione della survey sarà reiterata salvo il caso in cui tu decida di presentare un nuovo reclamo decorsi più di 90 giorni dall’invio del precedente. Le modalità di opposizione saranno le medesime qui descritte anche in caso di presentazione di un nuovo reclamo.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei Dati è obbligatorio per le finalità A), B), C) ossia per l’invio di una richiesta di assistenza o di reclamo, per ottemperare agli obblighi normativa connessi alla gestione della tua richiesta e per l’eventuale esercizio/difesa di un diritto in giudizio. Il rifiuto di fornire i Dati non consente, pertanto, di soddisfare le tue richieste e/o di adempiere alle conseguenti obbligazioni. 
Il conferimento dei Dati per la finalità D) è richiesto dal Titolare in forza di un suo legittimo interesse ma potrai sempre opporti al trattamento con le modalità indicate nella presente informativa.
 

DESTINATARI DEI DATI

I Dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di titolari del trattamento, quali, a titolo esemplificativo, Autorità ed Organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i Dati) oppure trattati per conto del Titolare da soggetti nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, che agiscono sotto istruzioni specifiche del Titolare.
Tali soggetti includono a titolo semplificativo e non esaustivo le seguenti categorie:
a)    società del Gruppo del Titolare che ha sede nel luogo di residenza del cliente;
b)    società che forniscono servizi di assistenza al cliente;
c)    società o enti che forniscono servizi informatici, di manutenzione o gestione dei sistemi informativi o servizi di altra natura al Titolare necessari al trattamento dei tuoi dati per le finalità sopra indicate.
 

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO 

I Dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità̀ sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative ai sensi dell’art. 29 GDPR.

 

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

In considerazione della natura globale delle attività del Titolare, i Dati potranno essere trasferiti all’estero in paesi situati all’esterno dell’Unione Europea, presso soggetti che, a seconda dei casi, opereranno come titolari autonomi o responsabili del trattamento. Resta, in ogni caso, inteso che il trasferimento dei dati personali in paesi situati al di fuori dell’Unione Europea sarà effettuato in conformità alle misure stabilite dalla normativa applicabile, assicurando che il trasferimento avvenga sulla base di una decisione di adeguatezza o, in assenza, in base a garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR. 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Contattando il Titolare, a mezzo posta all’indirizzo KIKO S.p.A. via Giorgio e Guido Paglia n. 1/D 24122 Bergamo, alla cortese attenzione del Referente Privacy, e il DPO via e-mail all’indirizzo dpo.kiko@kikocosmetics.com, puoi chiedere in qualsiasi momento al Titolare l’accesso ai Dati che ti riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei Dati inesatti, l’integrazione dei Dati incompleti, la cancellazione dei Dati, la limitazione del trattamento nei casi prevista dall’art. 18 GDPR, nonché́ opporti al trattamento effettuato per legittimo interesse del Titolare.
Inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati hai il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.
Hai, infine, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente nello stato membro dove tu hai la residenza o dove tu lavori o altrimenti dimori o dove ha avuto luogo il fatto oggetto del reclamo.